Avvisi ai pazienti sul sito: ferie, chiusure e sostituzioni

Gli avvisi ai pazienti sul sito servono a dire per tempo quello che cambia nello studio: le ferie, una chiusura straordinaria, un sostituto, un nuovo orario, un nuovo numero di telefono. Sono informazioni piccole, ma chi le cerca ne ha bisogno subito, e se non le trova telefona a vuoto o si presenta a studio chiuso.

Un avviso chiaro, nel posto giusto, risparmia telefonate e malintesi. Un avviso dimenticato online per mesi, invece, confonde più di nessun avviso.

Vediamo quali avvisi servono, dove metterli, come scriverli e come tenerli in ordine.

Quali avvisi servono

Gli avvisi utili per uno studio medico sono di pochi tipi:

• Ferie e chiusure, con le date di inizio e di fine.
• Sostituzioni, se durante l'assenza un collega ti sostituisce: chi è, dove riceve, come si contatta.
• Cambi di orario, anche solo per un periodo, come l'estate o le feste.
• Cambi di recapito: un nuovo telefono, una nuova email, una nuova sede.
• Novità organizzative, come un nuovo modo di prenotare o di ritirare i documenti.
• Disservizi, per esempio il telefono fuori uso per un giorno, con un recapito alternativo.

Gli avvisi non sono il posto per notizie sanitarie, campagne o consigli: quelle sono comunicazioni diverse, che richiedono altra cura. Qui si parla solo di come funziona lo studio.

Avvisi ai pazienti sul sito: dove metterli

Un avviso funziona se lo vede chi ne ha bisogno, senza doverlo cercare:

1. Una striscia in alto nella home, breve, con le date.
2. La pagina dei contatti e degli orari, accanto agli orari normali, così chi guarda gli orari vede subito l'eccezione.
3. La pagina della prenotazione, se l'avviso cambia i giorni disponibili.
4. La scheda Google dello studio, con gli orari speciali per le feste e le chiusure. È un passaggio che si dimentica spesso, eppure è lì che molti pazienti guardano gli orari.
5. La segreteria telefonica, con lo stesso messaggio del sito.

Lo stesso avviso, con le stesse date e le stesse parole, deve comparire in tutti questi posti. Se il sito dice una cosa e la scheda un'altra, il paziente non sa a chi credere.

Ricorda anche, nell'avviso o accanto, a chi rivolgersi per le urgenze, nel modo che usi di solito con i tuoi pazienti: un avviso di chiusura non deve lasciare nessuno senza un riferimento.

Come scrivere un avviso

Un avviso si legge in pochi secondi, spesso dal telefono. Qualche regola:

• Date complete, con il giorno della settimana se aiuta.
• Cosa cambia per il paziente: chi lo sostituisce, dove, come prenotare nel frattempo.
• Il recapito giusto, che si chiama con un tocco dal telefono.
• Frasi corte e tono sobrio. Niente punti esclamativi, niente maiuscole.
• Una sola informazione per avviso. Se le novità sono due, meglio due avvisi brevi che uno lungo.
• Nessun dettaglio personale. Il motivo di un'assenza resta privato: basta dire che lo studio è chiuso e chi sostituisce.

Un esempio di forma: «Ferie estive. Lo studio è chiuso da lunedì… a venerdì…. In questo periodo sostituisce il dottor…, che riceve in via… negli orari indicati nella sua pagina. Lo studio riapre lunedì… con gli orari consueti». Bastano poche righe, e il paziente sa cosa fare.

Toglierli in tempo, e tenerli in ordine

Un avviso ha una data di scadenza. Quando passa, va tolto da tutti i posti in cui compare. Un «chiuso per ferie» di agosto ancora in vista a ottobre fa pensare che il sito non sia curato, e qualche paziente potrebbe credere che lo studio sia ancora chiuso.

Qualche abitudine aiuta:

• Segna in agenda il giorno in cui l'avviso va tolto, già quando lo pubblichi.
• Prepara in anticipo gli avvisi ricorrenti: le ferie estive, le feste di fine anno.
• Decidi chi se ne occupa: tu, la segreteria o chi cura il sito.
• Chiedi che si possano cambiare in fretta, senza attese. Se per mettere un avviso servono giorni, arriva quando non serve più.

Se il sito ha una manutenzione mensile, chiedi se gli avvisi sono compresi e in quanto tempo vengono pubblicati. Da noi la manutenzione è di 20 € al mese per il sito, prezzo indicativo: cosa comprende è scritto nel preventivo.

Domande frequenti

Meglio una finestra che si apre o una striscia in alto?

Una striscia in alto, breve e chiara. La finestra che si apre copre la pagina, dal telefono è scomoda da chiudere e spesso viene chiusa senza leggerla.

Posso scrivere gli avvisi anche sui social?

Sì, se lo studio ha dei profili che cura. Ma il sito e la scheda Google restano il punto di riferimento: lì il paziente deve trovare sempre l'informazione aggiornata.

Devo indicare il nome del sostituto?

Di solito è utile, insieme a dove riceve e a come contattarlo, perché il paziente sappia a chi rivolgersi. Mettiti d'accordo prima con il collega su cosa pubblicare.

In breve

Un buon avviso dice cosa cambia, per quanto tempo e a chi rivolgersi, compare ovunque con le stesse parole e sparisce quando non serve più. Per un'idea dei costi di un sito facile da aggiornare, qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa.